Politique de confidentialité

Table de matières 

OBJECTIF DE LA POLITIQUE

Dans le cadre de sa mission, la Maison des jeunes de Duberger est amenée à détenir, utiliser, entreposer et détruire des renseignements personnels. Nous nous sommes donc dotés d’une politique de protection des renseignements personnels, et ce, en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi #25).

 

POURQUOI RECUEILLIR DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Pourquoi recueillir des renseignements personnels? Nous recueillons des données statistiques afin de connaître et rejoindre la communauté que nous desservons, de cibler ses besoins spécifiques, d’intervenir efficacement et de documenter le nombre d’interventions que nous effectuons. Les statistiques sont utilisées afin de faire nos redditions de compte au gouvernement et nos demandes de financement. De plus, elles nous permettent de mieux orienter nos interventions en fonction des besoins collectifs identifiés. Les coordonnées des membres que nous rencontrons servent quant à elles à la vie associative et démocratique de l’organisme. Nous devons de même recueillir des renseignements personnels lors d’embauche de personnel ou de bénévole pour les différentes modalités gouvernementales et le livre de paie. Nous recueillons enfin les informations des personnes siégeant à notre Conseil d’administration à des fins administratives et différentes modalités gouvernementales.

 

QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLONS-NOUS?

Définitions

Renseignements personnels : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement, de l’identifier.

Confidentialité : Le fait de limiter ou d’interdire à d’autres personnes l’accès à des informations privées obtenues dans l’exercice de ses fonctions.

Pour les données statistiques, nous recueillons les informations suivantes :

  • Genre (homme, femme ou autre);
  • Problématique et/ou diagnostique;
  • Références;
  • Situation familiale et interpersonnelle;
  • Informations quant à la scolarité.

Pour ce qui est des dossiers de membres, nous recueillons en général les informations suivantes :

  • Prénom et nom;
  • Numéros de téléphone;
  • École fréquentée;
  • Numéro d’assurance sociale;
  • Date de naissance / Âge ® Adresse civile;
  • Différentes autorisations parentales (publication / Transport / Cas d’urgence / Visionnement / Mobilisation);
  • Informations de contact des parents / tuteurs;
  • Informations de contact d’urgence;
  • Situation médicale (Allergie / Médication / Groupe sanguin).

 

NORMES D’ÉCHANGE D’INFORMATION, TENUE DE DOSSIER ET MESURES DE SÉCURITÉ

Échanges d’informations à l’extérieur de la Maison des jeunes de Duberger

  • Le conseil d’administration, la direction, les bénévoles et les employéEs ne doivent pas discuter de dossiers, de personnes ou de décisions propres à la Maison des jeunes de Duberger avec des personnes extérieures ou non concernées.
  • Si cela est impossible, s’assurer de ne pas identifier la personne concernée et d’échanger dans un lieu propice à la confidentialité.
  • Si tel est le cas, s’assurer que les conversations téléphoniques traitant d’informations confidentielles ne soient pas entendues par d’autres personnes.

Échanges d’informations au sein de la Maison des jeunes de Duberger

La Maison des jeunes de Duberger s’engage à :

  • Limiter les échanges d’informations aux animateurs et animatrices, intervenants et intervenantes lors de réunion d’équipe et à les faire dans un endroit sécurisé (ex. : bureau à porte fermée);
  • Éviter de discuter des dossiers, des personnes ou des décisions en dehors de ces moments. Si cela est impossible, s’assurer de ne pas identifier la personne concernée et échanger dans un lieu propice à la confidentialité;
  • S’assurer que les conversations téléphoniques traitant d’informations confidentielles ne soient pas entendues par d’autres personnes.

 

RÈGLES À RESPECTER CONCERNANT LA TENUE DE DOSSIER

La Maison des jeunes de Duberger s’engage à :

  • N’inscrire au dossier que des informations vraies, pertinentes et nécessaires;
  • Éviter de noter des commentaires personnels, des réflexions ou perceptions et s’en tenir aux faits rapportés par la personne concernée ou observée par l’animateur et l’animatrice, intervenant et intervenante lui-même/elle-même.

 

MESURES DE SÉCURITÉ POUR LIMITER L’ACCÈS À L’INFORMATION

Bureaux

  • Fermer les portes des bureaux à l’heure du dîner, en fin de journée ou en cas d’absence.
  • Nul n’est autorisé à entrer dans le bureau d’un autre en son absence et sans son
  • Conserver les dossiers fermés en un lieu sûr dans le respect des normes de la Maison des jeunes de Duberger.

Classeurs

  • Sécuriser les classeurs contenant les dossiers des membres et des animateurs et animatrices, intervenants et intervenantes ainsi que ceux contenant des renseignements personnels, en dehors des heures de bureau ou en l’absence de leurs responsables.

Ordinateurs et autres

  • Verrouiller les écrans d’ordinateur à l’heure du dîner ou en cas d’absence;
  • Changer le mot de passe (serveur, ordinateur, boîte vocale ou autre) au besoin;
  • Veiller à sécuriser le système informatique;
  • Veiller à sécuriser le site web;
  • Veiller au plan de contingence : signaler les incidents de confidentialité à la commission d’accès à l’information du Québec.

Procédures de conservation et de destruction des dossiers confidentiels

La Maison des jeunes de Duberger tient à respecter le droit à la désindexation des personnes qui sont liées de près ou de loin à son instance. De ce fait, toute personne qui en fait la demande peut s’acquérir du droit à l’oubli et voir toutes ses informations personnelles effacées du système informatique et physique de la Maison des jeunes de Duberger.

De plus, la Maison des jeunes de Duberger s’engage à :

  • Identifier une date de péremption (durée de conservation) d’informations personnelles qui s’avèreraient inutiles dans le temps;
  • S’assurer que les dossiers fermés sont déchiquetés par un membre de l’équipe de travail ou du conseil d’administration à la fin de la période de conservation;
  • Détruire tout autre document confidentiel de la même manière.

En ce qui concerne les listes de membres, seuls les employé.es de l’organisme peuvent les consulter. Il est possible que nous échangions des renseignements avec des partenaires, toujours en demandant au préalable le consentement écrit de la personne.

Quant aux renseignements sur les employé.es, seule la direction peut consulter les documents. Chaque employé.e, lors de son embauche, signe une autorisation de consentement de divulgation des renseignements personnels afin que la direction puisse utiliser les informations pour remplir son travail (ex. dans le système de paie).

 

COMMENT PROTÉGEONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Les renseignements personnels concernant les membres mineurs de la Maison des jeunes de Duberger sont conservés jusqu’à majorité de la personne. Au bout de 7 ans, tous les documents sont dûment détruits. Nous entreposons les dossiers dans les classeurs sous clé, sur les ordinateurs et les plateformes virtuelles de l’organisme avec mot de passe requis. Enfin, aucun dossier papier ne peut quitter les bureaux de l’organisme à moins que cela soit nécessaire au dossier. Une fois que le dossier a atteint la date maximale de conservation, il est déchiqueté. Toutes informations contenues sur des supports numériques sont elles aussi détruites.

 

ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS ET CORRECTION DE CEUX-CI

Si une personne constate qu’une information que nous avons consignée à son égard est inexacte, elle peut nous contacter afin de la faire modifier. La personne peut aussi effectuer une demande d’accès à l’information contenue dans votre dossier. Cette demande devra être faite par écrit.

 

NOS RÔLES ET RESPONSABILITÉS

La MDJ est responsable des renseignements personnels recueillis, conservés, utilisés, communiqués et détruits dans le cadre de l’exécution de notre mission. Elle s’assure que toutes pratiques en lien avec les renseignements personnels soient conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi #25). Les employé.es de l’organisme sont lié.es à la confidentialité dès leur embauche, à respecter la nature sensible des renseignements personnels et à se conformer à la loi. La Maison des jeunes de Duberger s’engage à continuer les mesures décrites.

 

ENGAGEMENTS DE MAISON DES JEUNES DE DUBERGER

La Maison des jeunes de Duberger s’engage à respecter les principes de :

Consentement – La Maison des jeunes de Duberger s’engage à recueillir vos informations personnelles seulement si vous lui en donnez la permission via une fiche de consentement.

Responsabilité – La Maison des jeunes de Duberger assume la responsabilité de la trajectoire des informations que vous lui remettez et s’engage à les traiter par des méthodes qui en protègeront la confidentialité.

Transparence – La Maison des jeunes s’engage à agir en toute transparence dans la gestion de vos renseignements personnels en vous informant de sa politique, en vous faisant signer une fiche de consentement et en s’engageant à vous aviser dans le cas où un incident de confidentialité venait à survenir.

Concrètement

La Maison des jeunes s’engage à :

  • Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements obtenus;
  • Mettre en place des mécanismes afin de protéger les informations confidentielles;
  • Assurer le traitement confidentiel des plaintes;
  • Recueillir seulement les données nécessaires ou utiles;
  • Appliquer la politique de confidentialité dans le respect de ses valeurs.

 

SURVEILLANCE ET ÉVALUATION

Au quotidien, ce sont les employé.es de l’organisme qui s’assurent de la mise en place des mesures de la politique sur la protection des renseignements personnels.

La direction est la personne déterminée comme étant la responsable de la conformité à la loi et la répondante pour les questions ou les plaintes. Advenant qu’un incident en lien avec la confidentialité d’un dossier se produise, l’organisme s’engage à prendre contact avec la personne concernée afin de divulguer la teneur de l’évènement.

Le conseil d’administration de l’organisme peut, en tout temps, exiger un rapport sur l’état, les procédures, l’évaluation des risques et les incidents au niveau des renseignements personnels.

 

MEMBERSHIP

Afin d’accomplir sa mission, la Maison des jeunes de Duberger a besoin d’obtenir l’adhésion de ses membres. Dans le cadre de ce mandat, l’organisme pourrait envoyer une communication indépendante afin de solliciter le consentement à devenir membre ou de rester informé.es de l’évolution de l’organisme.

 

PROCESSUS DE PLAINTE

La Maison des jeunes de Duberger s’engage à nommer une personne responsable pour toute question relative à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels. Le nom de cette personne sera affiché sur le site web de l’organisme. Toute plainte pourra être acheminée à cette personne et sera traitée selon la procédure prévue à cet effet.

 

QUESTIONS

Les acteur.trices gravitant autour de la Maison des jeunes de Duberger sont encouragé.es à contacter la direction pour tout questionnement en lien avec la politique de protection des renseignements personnels de notre MDJ :

 

ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente politique entre en vigueur le 27 septembre 2023 suite à son adoption par le conseil d’administration. Elle pourra être modifiée au moment opportun après analyse. La modification doit respecter les valeurs et les règlements de la Maison des jeunes de Duberger.